一款APP要上线的一个新功能，从被提出到面世，需要多久？几个月前，「Markji - 墨墨背卡片」产研团队的答案是两个月。而现在，他们只需要两个星期。
团队所属的「墨墨教育科技」成立于 2015 年，其旗下的英语单词学习记忆工具 APP 「墨墨背单词」，凭借丰富有趣的单词记忆内容和科学高效的抗遗忘算法，迅速成为 2300 万用户高效背单词的首选 APP。
这样一家需要不断迭代和升级产品的公司，其需求开发的效率显著增长的背后，除了团队人员水准的进步，还有工具这把杠杆撬起的强大力量。
在尝试了各类工具，经历了不断踩坑和一次次断舍离后，他们选择了飞书项目。
两个多月的时间，他们深刻感受到了趁手的工具给团队和产品带来的变化，用团队里一名产品经理徐王的话来说，“工作三年，飞书项目治好了我的精神内耗”。
看到一个离谱的需求，
先别着急否认
如果有一天，客服系统里收到一条内容为“你们的产品能不能出一个破解版（非官方提供的可以免费使用付费功能的版本）”的用户需求，作为官方，除了感到啼笑皆非，还能做什么呢？
过去，这种看似荒谬的需求，可能在一开始就会被放弃。这一方面是基于部分产品经理的主观经验，另一方面则是由于对客户进行进一步调研的过程十分困难。
但这样以偏概全的臆断，有时会让团队流失掉一些实际上很有价值的反馈，有没有能快速了解这些寥寥数语后的更多背景信息的方法呢？
墨墨团队用飞书项目给出了答案。
实际上，墨墨团队在项目管理工具的选择上走过不少弯路。创业初期，团队规模很小，研发和产品的人一双手都数的过来。这个阶段，看板一类的工具就能满足整个的项目管理需求。
随着产品逐渐被市场认可，团队规模渐渐膨胀，加上市场环境瞬息万变，反馈和 bug 越来越多，看板工具的弊端开始显现：无法便捷筛选，无法维护大型文档，无法协同。墨墨团队也尝试过用其他在线文档进行协同，还是无法很好地构建迭代流程和查看排期。后来又尝试过一些国内外的项目管理工具，但也遇到不小的阻力：没有贴身的售后协助落地，线性的任务管理和现实生活中交叉的工作不符。
后来团队负责人听说了飞书，他们开始尝试接触。试用了一段时间后，多维表格、知识库等功能都成功击中了团队的需求痛点。所以，在飞书项目对外发布后，他们第一时间把整个项目管理流程换到了飞书项目上。
现在，只需要在飞书项目里，@相对应的客服人员和用户做一个简单的访谈，就能轻松洞察某一条具体留言的背景信息。
原来，这个用户是特困生，但真的很想用这款 APP 进行语言学习，所以才提出了想要破解版的需求。
针对这一类对价格较为敏感的客户，相关负责人在飞书项目里新建了一个“贫困学生需要专项扶持计划”的标签，只要点击就能看到最原始的反馈记录。
这种一键溯源，在以往是不可能的，想要找到一条反馈的原始记录，要通过关键词在茫茫文档里检索并查看确认，准确率低，还费时费力。
最初，客服系统收集用户反馈，需要开发人员手动导出批量信息，还要人工筛选精炼成更有价值的内容。单是去粗取精，就可能花上一个产品经理好几天时间。
后来，在多维表格表单的基础上，墨墨团队基于飞书项目的 Open API 进了二次开发。用户反馈放进工单反馈程序中，就会被自动同步进飞书项目的对应栏目里，想对它们筛选、分组就容易多了，低效能人工工作被大大减少了。
这样一来，整个团队乃至企业节省了大量的研发成本，一个可以打通“产品部门”到“客服部门”的信息管理系统就借助“飞书多维表格+飞书项目”的组合拳完成了。
各种用户反馈沉淀、聚焦成几大场景，经过会议讨论和优先级排序，最高优的需求，就会成功进入研发排期环节。
用户声音在手边，产品经理做需求不再拍脑袋下定论，而是真正想用户之所想，解决用户之所需。相比于之前一个文档要装几千行信息的冗余，现在的界面有着很强的层次感和关联性。不仅能帮助客服进行全流程追踪，随时掌握每条反馈的处理进度，产品或研发也能在不明白需求背景时，一键找到最原始的用户留言。效率更高的同时，信息也更透明了。
能用系统解决的问题，
就不要用人来解决
产品和研发，好像总是扮演着“相爱相杀”的角色。没有用飞书项目的时候，一个产品经理如果想了解研发同事的工作进度，可能会在聊天框里敲下一句：“这个需求做好了吗？”研发可能本来计划三个小时沉浸式写代码，但不断冒出的消息打断了心流状态，影响工作心情和产出效率。
反过来，如果需求文档或背景材料不能被很好的嵌入项目流中，而是沉睡在一个个文件夹里，研发可能会去找产品经理不断索要，这对双方的工作都是一种打扰。
试想，当10个产品经理对接100个研发时，人与人之间的关系织成一张复杂网络，如果没有项目管理工具让流程和进展可视化，让所有的需求文档都能触手可及，每个人的工作都有可能会不断地被消息打断，让整个团队的协作堪比一团乱麻。
使用了有效的项目管理工具之后，团队成员总算可以拥有完整的工作时间，每个人更加专注于手头更高价值的工作，而不是疲于在琐事之间奔波。
除此之外，墨墨的产研团队还会进行每日站会。所有人对着飞书项目的界面进行一个5-10分钟的小会，快速梳理前一天的突发事件，并对着各个同事的工作排期甘特图进行需求分配。这样一来，每一位参与者都能快速了解这个需求的上下文，以及这个项目每一个小节点的预计交付时间和当前进度。
另外，飞书项目还有一个很有趣的“催一催”功能，点一下按钮，系统就会给相关研发同学发飞书消息。这和人工发消息去问有个非常本质的区别：催一催是系统发送的，聊天框私戳则是人发的。人们面对一个系统的时候，思考的东西往往比较客观。但面对一个人的时候，则难免会带入一些主观情绪。
除此之外，墨墨团队把管理也交给了系统。他们认为人的价值在于“创造”，所有机械重复没有创造力的工作，都不应该花费团队成员宝贵的时间去做。“我们的项目经理就是飞书项目。它成本更低、响应更快、呈现形式多元、不知疲倦、绝对不会出错。能5分钟开完的会绝对不10分钟，能用飞书项目解决的问题绝对不做表格。“
所以，能交给系统解决的问题，就让系统来解决吧。
真正有效的复盘，
长什么样？
当一个项目执行完毕，就来到了最后也是最重要的一步——项目复盘。
在尚无复盘意识的阶段，团队成员好像只会往前冲，不会回头看，在犯过错的地方反复跌倒。后来，大家才意识到导致这种现象的很大一部分原因，是复盘的缺位。
一开始，团队用文件夹的形式承载复盘信息，效果非常不错，之前犯的错误都被一一避免。但慢慢的，这种所谓的“经典复盘”，每次都要把过去一段时间做的事情，从计划到完成的整个流程列出来。
但项目一个月甚至更久以前具体做了什么，很难想得起来。为了整理复盘文档，可能要艰难回忆一整天，让墨墨团队感到疲惫不堪。
当收集信息的成本逐渐高于复盘带来的效果，这样的方式一定是有问题的。
现在，墨墨团队总算不用事后被动地去做信息沉淀，因为飞书项目可以自动记录数据和流程节点。比如，等一个项目彻底结束，回过头来复盘的时候，点进这个节点，发现项目结束时的需求比一开始规划拆解时的需求多了几个。负责人们就针对每个需求进行深挖，找出背后的原因，进一步优化流程。
除此之外，看着飞书项目的流程界面，一眼就可以看出来哪里出现了延期，这对于团队复盘，或者确认该项目是否符合预期都十分重要。
写在最后
在墨墨产品经理徐王看来，飞书项目是一款项目管理神器，“除了常见的‘工作项管理、工作信息沉淀、工作数据洞察’，还有独家的‘可视化流程、流程裁剪、流程更新’等市面上独一份的功能”。
墨墨团队非常看重流程和复盘的价值，但其实，把需求上线周期从两个月缩短到两周这样显著的效率提升，并不需要团队能力有多么大的提升，而只需要借助系统的力量，消除项目运行中产生的“浪费”。
“工作应该是有条不紊、创造价值、成就感拉满的，团队应该是坦诚清晰、就事论事、不断进化的。”在飞书项目的帮助下，一方面能够降低知识工作者不必要的精神内耗，另一方面可以打造对事不对人的工作氛围，继而构建一种可以自我进化的学习型组织，让团队回归到一个知识型工作团队本来应该的样子。
版权声明：内容来源于互联网和用户投稿 如有侵权请联系删除