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管理体系文件是规范企业管理的依据文件 , 即进行企业管理的标准 , 有效的文件是使企业管理进行法 制管理 、规范管理的关键 , 是克服随意性管理 、粗放式管理的关键 。 管理体系文件一定适应企业的实际情 况 , 文件要简捷实用 ,特别是第三层文件要有较强的可操作性 。 管理体系文件要有一定的权威性 , 为此, 各层文件要经过规范的审批 , 并要进行动态控制 , 不断修改完善 。 企业要不断检查文件的落实情况 , 发现 问题及时处理。
2. 质量 、安全 、环境 、 能源管理体系的方针 , 目标。
(1) 方针的内容:
质量 、安全 、环境 、 能源管理体系的方针是企业文化的一部分 , 是管理工作的方向 , 应体现各项管理 的核心价值观。
方针内容中应体现质量 、安全 、环境 、 能源管理的宗旨。
方针内容中应满足顾客要求 , 满足法律法规要求。 方针内容中应有预防要求 , 持续改进的要求。
(2) 目标:
根据企业的职责制定企业的保持目标 , 并分解到企业各部门和各岗位 , 作为考核的依据 。 根据安全,环境 , 能源方面的技改项目 , 制定企业的改进目标 , 体现持续改进。 3. 职责权限。
企业应制定各部门各岗位的职责和相应权限 , 规范和约束其工作行为 , 并进行沟通 。 各部门各岗位的 职责及其量化的目标文件 , 应发放到其部门岗位 , 并定期严格考核 , 考核兑现应与其部门岗位效益工资挂 钩 , 与职务职称升降挂钩 , 把各部门各岗位的职责落实到实处 ,切忌走形式。
职责是以人为本 , 充分调动员工的积极性 、创造性 , 其目的为了企业管理运行有序 、规范 、 高效 。 职 责为了指导约束员工的工作行为 , 因此要适应各部门各岗位的情况 , 要有可操作性 , 要有一定的稳定性, 将其承担的所有工作和要求 , 都应一一列出来 ,进行规范管理控制 ,切忌反复增加和变化。
4. 文件控制。
制定文件是企业管理规范化的管理秩序要求 , 是干工作必须有依据标准的要求 。 文件能够表达领导的 指令意图 , 以达到沟通意图 , 统一行动 , 实现企业有效管理的控制需要。
(1) 为确保文件的适应企业情况 、充分全面 , 文件发布前 , 应由责任领导进行批准 , 确保文件的严肃 性 、权威性。
(2) 对文件进行动态的控制 , 当文件影响企业效益时 , 即文件内容不全 , 有错 , 过时等问题时 , 应对 文件进行小问题的修 改 , 或大 问题 的换版 , 文件的修改和换版应得到原文件批准人批准 , 确保文件 的一 致性。
(3) 确保在使用文件的部门岗位都应得到有效地版本文件 , 应加强宣传力度。
(4) 凡作废文件要从使用文件的现场撤出 , 以防误用 , 防止一项工作出现两个指导文件 。 若作废文件 有参考作用需要保留时 , 应进行适当作废标识 , 并保存在档案处或电脑文件夹中 , 以备查阅。
(5) 文件分纸文件和电子版文件等。 5. 记录控制。
(1) 记录是实施后的证据。
记录是工作符合有关要求的证据。 记录是工作有效运行的证据。
记录是产品质量符合有关要求的证据。 记录也是问题的证据。
如 , 医院输液的配药和输液记录 , 关系到患者疾病的治愈和生死 , 也是医疗总结 , 医疗档案 , 医疗事 故分析的重要证据 , 因此 , 护士应严格认真控制输液的配药和输液记录 , 配药护士与输液护士分别签字, 病床要有输液记录 , 让患者及家属清楚 ,进行透明管理控制。
(2) 要对记录进行严格的控制 , 记录的标识应清楚 , 贮存条件和期限符合要求 , 确保不损坏 , 检索方 便 , 保留完整和处理严谨规范。
(3) 记录表格是最简捷的文件 , 记录表格应按文件进行控制管理 , 记录表格应规范化 。 各中层领导应 重视研究并实施好记录表格 , 使其符合企业和工作的实际情况 。 记录表格 反 映 出管理者的管理素质水平, 反映出管理体系运行的有效和高效 。 企业管理水平高的领导 , 要根据实际情况 , 设计出符合要求 , 运行简 捷 , 参数齐全 , 有控制层次的记录表格。
6. 内部沟通与外部联系。
为确保企业内的企业管理有关信息进行不同层次和职能间有效地沟通 , 企业领导应确定在企业内部建 立适当的沟通渠道 , 建立规范的信息传递网络 , 尽快建立电脑信息传递网络 , 用于企业管理 。 企业建立企 业员工参与企业管理的规范渠道 , 企业领导应与员工共同协商企业大事和战略方向。
企业对所有的相关方 , 要进行有效沟通和外部联系 , 接收记录和回应来自外部相关方的相关联系 , 外 部信息要及时用于企业管理中。
7. 培训企业员工 , 增强其意识 ,提高其能力。
(1) 应确定各岗位人员的学历 , 专业培训 , 技能 , 经验能力要求。
(2) 每年年终 , 部门领导对下属各人员按照以上标准要求进行其 能力和业绩 的评价 , 是否符合要求, 并记录在案。
(3) 通过人员评价找出与岗位能力标准要求的差距 , 这差距是培训需求。
(4) 结合新形势新任务 , 以及“ 实际的培训需求”, 企业“ 人力主管部门 ” 应制定年度培训计划 , 并认 真落实考核。
(5) 通过培训 , 增强员工的法律 ,质量 , 安全 , 环保 , 能源等意识。
(6) 通过培训 , 使员工认识到本岗位的重要性 , 及其与企业兴旺的相关性 , 提高对本岗位重要性的认 识 , 以便更好地工作。
(7) 通过培训 , 调动员工的积极性 、创造性 , 使其能主动为实现企业目标做出自己应做的贡献。
(8) 通过培训 ,提高员工的业务技能 ,提高管理人员的管理素质 , 从而提高企业的整体水平。 8. 设备 , 计量仪器 ,特殊设备等控制。
企业设备计量仪器等是企业生产经营的关键 , 计量仪器是企业计量准确度 , 信息真实可靠性 的关键。 企业设备计量仪器等应先进配套。
对设备 ,特殊设备要进行计划检修维护保养 , 确保其安全可靠 , 提高主机完好率和责任运转率 。 对计 量仪器 ,特殊设备等按国家有关的要求 , 定期进行检定和自校 。 对计算机软件按规定要求 , 定期进行监视 和测量。
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